Cómo facilitar una retrospectiva

Hoy en día raro es el equipo en el que trabajamos y no usa las ceremonias “típicas”, o alguna de ellas, provenientes del framework Scrum. Hablamos de reunión diaria, planificación del sprint, revisión del sprint, retrospectiva, etc. También conocidas en Inglés como daily meeting, sprint planning, retrospective, etc.

En esta ocasión venimos a hablar en concreto sobre la retrospectiva, pero antes de empezar te contamos en que consiste.

Una reunión de retrospectiva consiste en una sesión de unos 90 minutos (a decidir por el equipo). Se recomienda hacer este tipo de reuniones después de cada ciclo o sprint, pero cada equipo las gestiona de formas diferentes. El principal objetivo es ver la calidad, relaciones, procesos del equipo en el último ciclo de desarrollo. Para ello, vamos a responder tres preguntas en base en lo que hemos hecho hasta ese punto.

  • ¿Qué funciona bien?
  • ¿Qué no funciona bien?
  • ¿Qué vamos a intentar de forma diferente?

Para poder responder a estas preguntas en equipo tenemos 5 fases en las cuales el principal objetivo es que el equipo se abra y comparta sus sensaciones y temores de manera anónima

1. Preparar el escenario

El objetivo de esta es llegar a la retro con una buena actitud. Para esto se pueden hacer dinámicas de equipo como, dar 5 min para buscar una foto en internet que defina su estado actual. Después de este tiempo cada persona muestra su foto y cuenta brevemente por qué se encuentra de esa forma.

De esta manera, todos conoceremos mejor cuál es el estado del resto y el equipo podrá hacer un ejercicio de empatía.

mesa redonda con sillas alrededor y una naranja

2. Generar los datos

En caso de que no sea nuestra primera retrospectiva tendremos tareas que revisar generadas en la sesión anterior. Este es un buen punto para hacer esta revisión y tener una mejor idea del punto en el que nos encontramos.

Aquí tendremos que ayudar a todas las personas a compartir su punto de vista. Para conseguir esto tenemos que crear un espacio donde todo el mundo ponga sus respuestas a las preguntas. Es importante que este espacio sea compartido y para todos los participantes para que cada una de las personas sientan la tranquilidad de que pueden poner lo que sienten o piensan sin miedo. Recuerda, todos vemos el mundo desde diferentes puntos de vista ¡cuenta el tuyo!

3. Revisar e indagar

Ahora llega el momento de ver los datos que tenemos, las respuestas a las diferentes preguntas, entender por qué están ahi, agrupar las que se refieren a un mismo tema y, en definitiva, tener una vision general del estado del equipo.

Con esto podremos todos entender mejor cuáles son las preocupaciones del equipo, si un mismo tema se repite varias veces deberíamos darle importancia ¿o no?

Ahora que tenemos un punto de vista general del equipo podemos decidir cuáles son los temas que queremos tratar. Esto lo conseguiremos votando los temas, por ejemplo, si somos un equipo de 5 personas daremos 5 puntos a cada una de ellas los cuales los podrá usar para darle importancia a las tareas que considera importante.

Al final de esta votación veremos cuáles son los puntos más votados, cuáles deben de ser nuestro foco par buscarle una solución o mejora. Lo que nos lleva a la siguiente fase de la reunión.

Es importante tener en cuenta que no debemos dar muchos puntos para repartir o los puntos quedarán tan repartidos que no quedará claro cuál de los temas son los que más preocupa al equipo. Si tenemos pocos puntos que dar, 5 como habíamos dicho, tendremos que pensar mejor dónde usarlos.

4. Decidir que hacer

En este punto veremos los temas más votados y entre todos decidiremos acciones a tomar. Estas acciones son importante que sean lo más específicas posible. Por ejemplo, si decimos “mejorar los test automáticos” no queda claro cuál es el objetivo ni como lo abordaremos, esta acción puede interpretarse como mejorar la calidad de los test o aumentar la cobertura de test. Es por ello que sería mejor una acción más parecida a “aumentar la cobertura de test hasta el 80%”, de esta forma queda claro, no hay espacio para interpretaciones y, por otro lado, es más fácil evaluar en la siguiente retrospectiva si hemos logrado los objetivos o no y porque. De esta forma dejaremos claro el plan de acción que vamos a seguir en lugar de quedarse en una declaración de intenciones.

personas en una mesa reunidas con un tablero de fondo con post-it de colores

5. Cerrar la retrospectiva

Como en cada sesión al final de la misma deberíamos dejar unos minutos para cerrar todos los temas que han quedado abiertos y si no podemos cerrarlo dejarlo escrito para retomarlo más adelante. Además de esto, es buena idea hablar sobre los puntos que se pueden mejorar para la siguiente retrospectiva.

Aparte de esto, en mi caso me gusta escribir un correo a modo de resumen de la sesión. Puede estar más o menos elaborado, eso depende de ti. Este resumen lo hago sobre todo a modo de recordatorio para cuando estemos preparando la siguiente sesión, tener una especie de log que poder consultar y no tener que estar recordando. Este correo me gusta además, no mandarlo sobre la marcha con el tema en caliente. Prefiero redactarlo al final de la ceremonia y dejarlo programado para que se envíe al día siguiente a primera hora o dentro de dos días. Con esto dejamos que el equipo asimile la información que hemos obtenido y la refrescamos mediante el correo posterior cuando la mente esté más fresca.

Que NO es una retrospectiva

NO es un punto para culpar y señalar a otras personas. De hecho es bueno dejar claro que las retrospectivas independientemente de lo que descubramos y comprendamos en esta sesión, todos comprendemos que cada uno de nosotros hizo el mejor trabajo que pudo, dado el tiempo que tenía, habilidades, recursos disponibles y su situación.

NO es otra reunión más en la que hablar un rato y salir de ella igual que entramos. Es importante comprender el equipo e intentar mejorarlo.

mano señalando al lado derecho con el dedo índice

Herramientas

Llegados a este punto puedes estar pensando como puedes facilitar este tipo de sesiones. La primera y más directa es facilitar estas sesiones físicamente con post-it, una pizarra y unos cuantas pegatinas para puntuar. Pero hoy en día, en los tiempos que corren nos toca facilitar estas sesiones en remoto y para ello hay múltiples herramientas online específicamente para ello. Te dejaremos algunas de las que hemos probado a continuación.

Recursos

Última modificación: 30 April 2021